KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

  1. AMAÇ

İş bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Desen Elektrostatik Toz Boya Ve Ahşap Kap. San. Tic. Ltd. Şti. (“Şirket”) tarafından gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Şirket; temel ilkeler doğrultusunda; Şirket çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler, müşteriler, tedarikçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, Uluslararası Sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir. Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, Şirket tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.

  1. KAPSAM

Desen Elektrostatik Toz Boya Ve Ahşap Kap. San. Tic. Ltd. Şti.’nin çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler, müşteriler, tedarikçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu politika kapsamında olup şirketin sahip olduğu ya da şirketçe yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu politika uygulanır.

  1. TANIMLAR VE KISALTMALAR

Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Çalışan: Şirket çalışanı.

Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.

Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.

Hizmet Sağlayıcı: Şirket ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi.

İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler.

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.

Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, varsa yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu.

Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kanunun 6. maddesi uyarınca, öğrenilmesi halinde ilgili kişiler hakkında ayrımcılık yapılmasına veya mağduriyete neden olabilecek nitelikteki verilerdir. Kanuna göre bu veriler; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerdir.

Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

Politika: Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası.

Sicil: Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan veri sorumluları sicili.

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen kişi.

Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.

Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.

Yönetmelik: 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

  1. KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, Şirket tarafından Tablo 1’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

Tablo 1: Kişisel Veri Saklama Ortamları

Elektronik Ortamlar

Elektronik Olmayan Ortamlar

  • Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım vb.)
  • Yazılımlar (ofis yazılımları, portal)
  • Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb.)
  • Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)
  • Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)
  • Optik diskler (CD, DVD vb.)
  • Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)
  • Kağıt
  • Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi giriş defteri)
  • Yazılı, basılı, görsel ortamlar

 

  1. SORUMLULUK

Şirketin tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım Tablo 2’de verilmiştir.

 

 

 

 

 

Tablo 2: Görev Dağılımları

UNVAN

BİRİM

GÖREV

Şirket Müdürü

Desen Elektrostatik Toz Boya Ve Ahşap Kap. San. Tic. Ltd. Şti.

Çalışanların Politikaya uygun hareket etmesinden sorumludur.

İnsan Kaynakları Müdürü

İnsan Kaynakları Departmanı

Politikanın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayımlanması ve güncellenmesinden sorumludur.

Bilgi İşlem Müdürü

Bilgi İşlem Departmanı

Politikanın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur.

Muhasebe, Finansman, Pazarlama-Satış Müdürleri ile Şirket Avukatları

Diğer Birimler

Görevlerine uygun olarak politikanın yürütülmesinden sorumludur.

 

  1. HUKUKİ YÜKÜMLÜLÜK

 

  1. Aydınlatma Yükümlülüğü

Veri sorumlusu, Kanunun 10. maddesi çerçevesinde kişisel verilerin elde edilmesi sırasında bizzat veya yetkilendirdiği kişi aracılığıyla aşağıdaki bilgileri ilgili kişiye sağlamakla yükümlüdür:

• Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,

• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,

• Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,

• Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,

• Kanunun 11. maddesinde sayılan diğer hakları belirtmek.

  1. Veri Güvenliğini Sağlama Yükümlülüğü

Kanunun veri güvenliğine ilişkin 12. maddesine göre veri sorumlusu;

• Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,

• Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,

• Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak,

ile yükümlüdür.

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

Kişisel Verileri aşağıda yer alan ilkeler uyarınca işlemekteyiz;

  1. Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma, doğru ve gerektiğinde güncel olma, belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

 

  1. Kişisel verilerin ve özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi:

 

 

  1. Kişisel veriler, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan hükümler çerçevesinde işlenmektedir.

 

  1. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi: İşbu Politikanın 3 numaralı “Tanımlar ve Kısaltmalar ”bölümünde bahsedildiği üzere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan kişisel veriler “özel nitelikli” olarak belirlenmiştir. Bu veriler, Şirket tarafından Kanunun öngördüğü kurallar çerçevesinde ilgilinin açık rızasının alındığı ya da ilgili Kanunların öngördüğü hallerde işlenmektedir.

 

  1. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Şirket tarafından; çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler, müşteriler, tedarikçiler ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilere ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir.

Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

  1. Saklamaya İlişkin Açıklamalar

Kanunun 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4. maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş,5. ve 6. maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. Buna göre, Şirketimiz faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

  1. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler:

Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,

• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,

• 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,

• 6563 Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun,

• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,

• 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu,

• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,

• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,

• 4857 sayılı İş Kanunu,

• 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu,

• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu,

• 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun,

• İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,

• Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

•  Kanunlarda süre öngörülmediği hallerde veriye olan ihtiyacın ortadan kalkmasına müteakip ilk periyodik imha işlemine kadar veri saklanmaktadır.

 

  1. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları:

Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar:

• İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek,

• Şirket içi ve dışı iletişimi sağlamak,

• Şirket güvenliğini sağlamak,

• İstatistiksel çalışmalar yapabilmek,

• İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek,

•Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak,

• Şirket ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak,

• Yasal raporlamalar yapmak,

• İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü,

 

 

  1. İmhayı Gerektiren Sebepler:

Kişisel veriler;

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,

• Kanunun 11. maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Şirket tarafından kabul edilmesi,

• Şirketin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, durumlarında, Şirket tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

  1. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12 nci maddesiyle Kanunun 6 ncı maddesinin 4 üncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Şirket tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.

 

  1. Teknik Tedbirler

Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

  • Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
  • Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
  • Anahtar yönetimi uygulanmaktadır.
  • Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
  • Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.
  • Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
  • Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.  
  • Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
  • Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
  • Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
  • Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
  • Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
  • Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
  • Özel nitelikli kişisel veriler için güvenli şifreleme / kriptografik anahtarlar kullanılmakta ve farklı birimlerce yönetilmektedir.
  • Şifreleme yapılmaktadır.

 

  1. İdari Tedbirler

Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:

  • Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
  • Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
  • Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
  • Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
  • İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
  • Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
  • Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
  • Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır
  • Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
  • Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
  • Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
  • Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.
  • Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.

 

  1. KİŞİSEL VERİ İMHA YÖNTEMLERİ

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Şirket tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

  1. Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel veriler Tablo-3’de verilen yöntemlerle silinir.

Tablo 3: Kişisel Verilerin Silme Yöntemleri

Veri Kayıt Ortamı

Açıklama

 

Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler

Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.

 

Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler

Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.

 

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler

Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.

 

Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler

Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.

 

  1. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel veriler, Şirket tarafından Tablo-4’te belirtilen yöntemlerle yok edilir.

Tablo 4: Kişisel Verilerin Yok Edilme Yöntemleri

Veri Kayıt Ortamı

Açıklama

 

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler

Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

 

 

 

Optik/Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler

Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca,  manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir.

 

  1. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Kişisel verilerin anonim hale getirilme yöntemi; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesidir. Şirket tarafından yukarıda belirtildiği şekilde anonimleştirme yapılmaktadır.

  1. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Şirket tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

• Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;

• Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;

•Süreç bazında saklama süreleri Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır.

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde Şirket tarafından güncellemeler yapılır.

Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi Veri Sorumlusu tarafından yerine getirilir.

Tablo 5: Süreç bazında saklama ve imha süreleri tablosu

SÜREÇ

SAKLAMA SÜRESİ

İMHA SÜRESİ

Çalışan Adaylarının İş Başvurularının Oluşturulması

Başvuru Tarihinden İtibaren 1 Yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

İnsan Kaynakları Süreçlerinin Yürütülmesi

İş Akdinin Bitiminden İtibaren 10 Yıl

Saklama süresinin bitimini

takip eden ilk periyodik imha süresinde

Pazarlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Sözleşmenin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl

Saklama süresinin bitimini

takip eden ilk periyodik imha süresinde

Finansal İşlemlerin Yürütülmesi

Sözleşmenin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl

Saklama süresinin bitimini

takip eden ilk periyodik imha süresinde

Satın Alma Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Sözleşmenin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl

Saklama süresinin bitimini

takip eden ilk periyodik imha süresinde

Muhasebe İşlemlerinin Yürütülmesi

Sözleşmenin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl

Saklama süresinin bitimini

takip eden ilk periyodik imha süresinde

Hukuk İşlemlerinin Yürütülmesi

Sözleşmenin Sona Ermesinden İtibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Bilgi İşlem Faaliyetlerinin Yürütülmesi

1 Yıl

Saklama süresinin bitimini

takip eden ilk periyodik imha

süresinde

Kamera Kayıtları

1 Yıl

Saklama süresinin bitimini

takip eden ilk periyodik imha

süresinde

Biyometrik Veri (Yüz Tanıma Sistemi

İş Akdinin Sonlanmasına Kadar

İş Akdinin Sonlanması İtibariyle

  1. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

Yönetmeliğin 11. maddesi gereğince Şirket, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, şirkette her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

  1. POLİTİKANIN YAYIMLANMASI VE SAKLANMASI

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında ayrıca yayımlanır.

  1. POLİTİKANIN GÜNCELLENMESİ

Politika, ihtiyaç duyuldukça güncellenir ve yeniden yayımlanır.